Ensimmäisellä tuntemuksella yrityksen kirjeenvaihto voi saada vaikutelman, että tämä on liian monimutkainen järjestelmä. Itse asiassa erilaiset liikekirjeet vastaavat orgaanisesti yksilön tarpeita vuorovaikutuksessa.
Liikekirje yhteistyöstä
Ensimmäinen silta mahdollisten tulevien kumppaneiden välillä on pääsääntöisesti liikekirje yhteistyöstä. Näiden kahden yrityksen edustajat voivat jo tutustua ja tehdä alustavia neuvotteluja, mutta virallinen yhteydenotto on kirje yhteistyöstä.
Tämän asiakirjan tärkeät kohdat:
- vetoomus tietylle henkilölle;
- viittaus kokoukseen tai tämän tietolähteen tieto;
- tiivistelmä aineen sisällöstä;
- taulukot, hinnat ja muut lisätiedot ovat paremmin lähetettävissä sovelluksessa.
Kokouksen liikekirje
Jos onnistuu, seuraava vaihe on kokouksen liikekirje. Tämäntyyppiset liikekirjeet voivat vähentää neuvottelujen välivaiheiden määrää ja vaikuttaa tulevan kokouksen onnistumiseen. Asianomaisen osapuolen tulisi miettiä yksityiskohdista pienintä yksityiskohtaa:
- määräykset;
- ohjelmaa;
- keskustella keskusteluista;
- hahmotella prosessin aikana mahdollisesti esiintyviä toissijaisia kysymyksiä;
- valmistella informaatiosovelluksia, joita on toivottavaa lukea ennen kokousta.
Tällainen varovainen liikekirje auttaa välttämään väärinkäsityksiä, eroja ja muita epämiellyttäviä hetkiä, jotka voivat vaikuttaa neuvottelujen lopputulokseen. Neuvottelujen tulosten perusteella kokouksesta kirjoitetaan toinen liikekirje, joka on jo raportti saavutetuista tuloksista. Sillä on sama tarkoitus: varmistaa, että kumppanit oikein tulkitsevat saavutettuja sopimuksia. Toista osapuolta pyydetään vahvistamaan kokouksen pöytäkirja tai tekemään tarkistuksia yleensä yhden päivän ajan.
Muut liiketoiminnan kirjeenvaihdot
Jo vakiintuneet suhteet, useimmiten, tällaiset liikekirjeet, kuten yrityskirjepyynnöt ja vastaavasti kirjeen vastaus. Jos järjestelyissä tapahtuu muutoksia tai kun tarvitaan lisätietoa, yritys lähettää toisen pyyntöpisteen.
Nykyisten liikesuhteiden ylläpitämiseen tai uusien perustamiseen tarvitaan tällaisia liikekirjeitä, kuten yrityskirjeen kutsua ja yrityshakemistoa. Yritys voi järjestää konferenssin, näyttelyn, seminaarin ja niin edelleen - ja kutsua todellisia ja potentiaalisia kumppaneita johdon tai koko tiimin jäsenenä. Se on halvempaa lähettää myyntikirje, mutta tuotto on paljon pienempi.
Liiketoimintatavoitteeseen sisältyy kiitollinen kirje vastauksena vastapuolen pyyntöön tai muuhun yhteistyöhön.
Joitakin liiketoiminnan kirjeenvaihdon muotoja voi olla vaikeampi kirjoittaa. Nämä ovat:
- liiketoiminnan kieltäytyminen kirjeestä;
- liike kirje, jossa on anteeksipyyntöjä;
- liiketoiminta-kirje-vaatimus;
- kirjeenvaihtaja.
Näissä asiakirjoissa on erityisen tärkeää säilyttää hyväntahtoinen ja kunnioitettava sävy. Pyyntöä koskevassa kirjeessä liiketoiminnan etiikan sääntöjen mukaan veloituslomakea käytetään myös silloin, kun elämässä olisi kysyntää.
Mitä etsit yritysten kirjeenvaihdossa:
- tärkeä hetki liiketoimintakirjeelle on vetoaminen tietylle henkilölle, jossa oikea spelling on täydellinen nimi, asema, yrityksen nimi;
- riippumatta siitä, kirjoitatko sinä sähköisen liikekirjeen tai paperin - sen pitäisi olla yrityksen kirjelomakkeessa, jossa on kaikki vaaditut tiedot;
- etiikka, oikeellisuus ja kunnioitus - ainoa hyväksyttävä sävy liikekirjeille.
- kirjeen on pysyttävä kuivassa, liiketaloudessa - on parempi välttää emotionaalisia käännöksiä tavallisesta puheesta.
Näiden vivahteiden kanssa kirjoitettu liikekirje antaa paremman kuvan lähettäjältäsi. Ja liike-elämässä tämä auttaa avaamaan ovet.